Как правильно планировать рабочее время

Всем привет, дорогие друзья!

 

В прошлых статьях мы начали разговор о планировании дел по времени (тут и тут).

И я обещала рассказать подробнее о планировании рабочего времени.

Неважно, работаете ли вы в офисе или дома, планирование рабочих дел вам нужно делать правильно. Иначе весь день проходит непродуктивно. Вы вроде бы всегда чем-то заняты, но не продвигаетесь к рабочим целям.

Принцип планирования, о котором я расскажу сегодня, подходит, главным образом для работников офиса и бизнесменов. Если вы работаете кондуктором трамвая или рабочим конвейера, данный принцип вам не подойдет.

 

Итак, лучше всего планировать рабочее время не списком дел на сегодня, а рабочими блоками. Рабочий блок – это несколько часов, посвященных одному типу дел, обычно строго привязанный ко времени. Хорошая длительность рабочего блока – 2 часа. Но могут быть и рабочие блоки длительностью 1 час, если ваша работа предполагает частые переключения и отвлечения. В зависимости от специфики вашей работы,  в  течение дня у вас может быть 2-4 рабочих блока по 2 часа, или 4 рабочих блока по 1 часу, или, если вы работаете дома и сильно загружены домашними делами, например, 2 рабочих блока по 1 часу. Между рабочими блоками вы можете делать перерывы, посвященные другим делам.

 

Например, стандартный рабочий день с 8 до 5 вечера может выглядеть так:

8.00-10.00 – рабочий блок «Работа с базой клиентов»

10.00-12.00 – рабочий блок «Звонки»

12.00-13.00 – обед

13.00-15.00 – рабочий блок «Звонки»

15.00-16.30 – рабочий блок «Отчеты и совещания»

16.30-17.00 – подведение итогов дня, план на завтра

 

Для выделения блоков вам нужно понять, какие типовые дела у вас присутствуют каждый день и в каких количествах. Например, вы заранее продумываете и решаете, что 2 часа в день вы хотели бы посвящать звонкам клиентам, 2 часа в день стратегическим планам и проектам, 2 часа в день самообучению и планированию и 1 час в день рекламе. Значит, именно такие рабочие блоки должны быть выделены в вашем рабочем дне. Если у вас часто накапливается «текучка», дела от начальства, письма, которые требуют ответа, выделите на это необходимое время в рабочих блоках. Вы можете их так и назвать: рабочий блок «Текучка» или блок «Разбор входящих бумаг и писем».

 

Далее, после того как вы выделили и назвали рабочие блоки на каждый день, продумали, к какому времени  вам будет удобнее их привязать, вечером  предыдущего дня вы можете наполнять их делами. Напишите, что конкретно вы будете делать, например, во время рабочего блока «Реклама». Запланируйте дела по времени, чтобы как раз уложиться в рабочий блок.

 

Имейте в виду, что каждый час вам нужно отдыхать не менее 10 минут. Отдых должен быть связан с переключением на другой вид деятельности. Допустим, 50 минут вы вносите данные в базу клиентов, а 10 минут вы идете на другой этаж дать распоряжение коллегам. Или 50 минут делаете звонки, а 10 минут разбираете накопившиеся бумаги по папкам. Если у вас есть возможность, в 10 минут отдыха вы можете также пройтись куда-нибудь или выпить чаю. После 10 минутного отдыха-переключения вы снова можете приступать к работе. Так ваша продуктивность в течение дня будет всегда оставаться высокой.

 

Чем хорош принцип планирования рабочего дня блоками?

 

1. Каждый день вы успеваете заняться не только «текучкой», но и стратегически важными делами (планированием, рекламой, обучением). А также каждый день имеете возможность сдвинуть немного с места крупные, длительные дела.

 

2. Вы настраиваете себя поработать без отвлечений в течение длительного времени, и имеете возможность сконцентрироваться на 1 типе задач. Если вы возьметесь и будете 2 часа заниматься только написанием отчета, то вы имеете шанс написать его полностью. В то время как если вы в течение дня то и дело пытаетесь взяться за отчет, но вас что-то отвлекает, вы можете за день не написать и половину его.

 

3. За 1-2 часа можно закончить полностью выполнение какой-то задачи, а значит, вы успели не только «поделать» какое-то дело, но и полностью сделать его и получить результат. Это очень вдохновляет и радует вас, когда вы оцениваете результаты дня.

 

И еще один нюанс: если ваша работа связана с постоянными отвлечениями (вас в любую минуту могут дернуть коллеги, начальство или же вы занимаетесь дома с ребенком, поведение которого не предсказуемо), планируйте рабочие блоки реже и делайте их мельче. Вы даже можете не привязывать их ко времени. Вы просто планируете себе: в течение дня у меня должен быть блок длительностью 1 час на стратегическое планирование, блок 1 час на работу с новыми клиентами и блок 1 час на отчетность. А в остальное время вы можете заниматься теми делами, которые возникают по ходу дня.

 

Тем не менее, сразу оговорюсь, чем больше рабочего времени зарезервировано у вас в четкие рабочие блоки, тем   более продуктивным будет ваш день.

 

Перед планированием дня рекомендую также разобраться с приоритетами в целом по жизни. А если у вас есть вопросы по этой статье, предложения и комментарии, напишите их внизу.